上海醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校行政公文格式：

按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704－1999）》規(guī)定，公文一般由公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等要素組成。公文中各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

一、眉首

（一）公文份數(shù)序號(hào)

公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。秘密文件要求標(biāo)識(shí)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行，編寫位數(shù)應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定，但至少應(yīng)不少于兩位，即“1”編為“01”。對(duì)份數(shù)序號(hào)，可用印號(hào)機(jī)手工在成文上加蓋，也可用印刷設(shè)備與成文同時(shí)印刷。

（二）秘密等級(jí)和保密期限

涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定分別標(biāo)注“絕密”、醫(yī)學(xué)|教育|網(wǎng)搜集整理“機(jī)密”或“秘密”。如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用4號(hào)黑體字，頂右格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字格；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用4號(hào)黑體字，頂右格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開，秘密兩字之間不空字格。

（三）緊急程度

緊急程度是對(duì)公文送達(dá)時(shí)限的要求。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用4號(hào)黑體字，頂右格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字格；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂右格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂右格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。

（四）發(fā)文單位標(biāo)識(shí)

由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文單位標(biāo)識(shí)推薦使用標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文單位以醒目美觀為原則酌定，一般應(yīng)小于上級(jí)單位的字號(hào)。

聯(lián)合行文主辦單位名稱在上，“文件”二字置于發(fā)文單位名稱右側(cè)，上下居中排布。如聯(lián)合行文單位過多，必須保證公文首頁顯示正文。可通過縮小發(fā)文單位字號(hào)、行距加以解決。

（五）發(fā)文字號(hào)

發(fā)文字號(hào)由發(fā)文單位代字（含區(qū)域代字、單位代字、發(fā)文形式代字三部分）、年份和序號(hào)組成。發(fā)文單位標(biāo)識(shí)下空2行，用4號(hào)仿宋體字居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份要標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括上；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線（目的是使文件眉首醒目、美觀）。

（六）簽發(fā)人

上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。有簽發(fā)人的上行文發(fā)文字號(hào)居左空1字格，簽發(fā)人姓名居右空1字格排列：“簽發(fā)人”用4號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用4號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。文件中如有多個(gè)簽發(fā)人（會(huì)簽人），亦需標(biāo)注，其順序?yàn)椋褐鬓k單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文單位順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之距離為4mm.發(fā)文字號(hào)左空1字格和簽發(fā)人姓名右空1字格的要求不變。

二、主體

（一）公文標(biāo)題

紅色反線下空2行（如標(biāo)題行數(shù)多，首頁不能顯示正文時(shí)，紅色反線下可空1行或不空行），用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分1行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，除上行文外，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（二）主送單位

主送單位指公文的主要受理單位，位于標(biāo)題下空1行，醫(yī)學(xué)|教育|網(wǎng)搜集整理頂格用4號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送單位名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送單位名稱移至版記中的主題詞之下、抄送欄之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。標(biāo)識(shí)主送單位時(shí)應(yīng)標(biāo)明主送單位的全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型單位的統(tǒng)稱（同類型單位如“各院、部、處、中心、所”等）。

（三）正文

正文用4號(hào)仿宋體字，位于主送單位名稱下一行，每自然段左空2字格，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行（采取縮小或擴(kuò)大字距等辦法解決）。

（四）附件說明

公文正文中有些內(nèi)容，如圖表、名單等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后的聯(lián)席而造成閱讀上的不便。這時(shí)需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨(dú)表述。附件說明位置放在公文生效標(biāo)識(shí)印章之前。公文如有附件，在正文下空1行左空2字格用4號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)附件說明，即“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱，附件如有序號(hào)應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注（如附件：1.XXXX），然后標(biāo)附件名稱，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)（如附件1、附件2）。附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（有序號(hào)的還需標(biāo)序號(hào)）。

（五）成文時(shí)間

成文時(shí)間即公文生效的時(shí)間，包括年、月、日，用漢字標(biāo)全，“零”寫為“○”。“1月”不能寫“元月”，成文時(shí)間居右空4字格。成文時(shí)間以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)。

（六）附注

附注一般是對(duì)公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)需的事項(xiàng)加以說明。公文如有附注，用4號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。上行文“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話號(hào)碼。

三、版記

（一）主題詞

主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標(biāo)注主題詞是文書和檔案部門相互銜接的一項(xiàng)工作。具體標(biāo)注方法是：“主題詞”用4號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)，詞目應(yīng)用4號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字格。標(biāo)注主題詞以國(guó)務(wù)院公文主題詞表（國(guó)辦秘函【1997】350號(hào)）為準(zhǔn)，由類別、類屬和文種組成，一般不超過5組，每組不超過5個(gè)字。

（二）抄送

抄送指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字格用4號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送單位對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送單位后標(biāo)句號(hào)。標(biāo)注按上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)和黨、政、軍、群的順序，人大、政協(xié)、法院、檢察院置于最后一行。如主送單位移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送單位。

（三）印發(fā)單位和印發(fā)時(shí)間

印發(fā)單位是指公文的印制主管部門，一般是各單位的辦公室或文秘部門。標(biāo)識(shí)印發(fā)時(shí)間是為了準(zhǔn)確反映公文的生成時(shí)效。印發(fā)單位與印發(fā)時(shí)間為一行位置，如果印發(fā)單位字?jǐn)?shù)太多，可自行簡(jiǎn)化。標(biāo)注位于抄送單位之下（無抄送單位在主題詞之下），用4號(hào)宋體字。印發(fā)單位左空1字格，印發(fā)時(shí)間右空1字格。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。

（四）版記中的反線

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。目的是為顯示各要素之間的區(qū)別，且顯得條理清晰、美觀。

（五）版記的位置

版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。公文主體之后的空白如容不下版記的位置，需另起一頁標(biāo)識(shí)版記，采用調(diào)整行距、字距的方法使正文與印章同處一個(gè)頁面。如附件后的空白能容下版記，而該頁又是雙頁，此時(shí)版記應(yīng)置于該空白處。如是轉(zhuǎn)發(fā)的文件，原件也有版記，此版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)件的版記，應(yīng)另標(biāo)注版記。